Nos vestimos de la cintura para arriba para las videollamadas y de entrecasa para lo que la cámara no enfoca. Esa misma mezcla aparece, sin que lo notemos, en la forma de redactar en el trabajo. ¿Cómo se logra el tono profesional al escribir sin sonar ni acartonado ni demasiado casual?
El tono: ese «no sé qué» traicionero
Hace un tiempo, en uno de los workshops de redacción profesional, un alumno que recién empezaba la universidad escribía como un jubilado. Al preguntarle por qué, respondió que hacía una pasantía en un estudio de abogados y quería que lo tomaran en serio.
Formal vs. informal suelen ser las categorías con las que se califica un estilo de comunicación laboral, pero esa división es errada: ¿por qué sería mejor usar palabras de diccionario que expresiones habituales? La decisión de qué tono usar tiene múltiples factores y no tiene que ver con respetar un protocolo o las reglas gramaticales.
La nueva normalidad en la comunicación laboral
Con las redes sociales, WhatsApp y el trabajo remoto, las fronteras entre lo personal y lo profesional se cruzaron para siempre. Por eso hace falta redefinir qué es «lo profesional» en este contexto para poder ajustar la escritura en consecuencia.
Es común que, al escribir sobre un tema importante, aparezca el bloqueo: se piensa lo que se quiere decir y después cuesta encontrar palabras «a la altura» de eso importante. O, peor, se logra redactar un mensaje con un vocabulario que ni un prócer usaría en un simple mail.
Ese impulso por «no ensuciar» el mensaje con palabras mundanas produce textos artificiales — algo así como usar ropa de gala para correr una maratón. ¿Está mal? No necesariamente, pero de afuera se ve un poco absurdo.
💡 Pro tip: si al releer un mail o mensaje suena a discurso de otra época, es una señal de que se está sobrecompensando la formalidad en lugar de buscar el tono profesional al escribir de forma natural.
Señales de que el tono no está bien calibrado
- El mensaje suena a «traducción» de lo que realmente se quiere decir.
- Se usan palabras que jamás aparecerían en una conversación real con esa misma persona.
- El destinatario tarda en entender el punto porque está envuelto en formalidad innecesaria (como en el ejemplo debajo)
- Se imita la oralidad al extremo (emojis, jerga, frases sueltas) y el mensaje pierde peso profesional.
Porque el otro extremo tampoco es garantía de frescura: no se habla igual con un ser querido, un grupo de amigos o una persona que sube al ascensor. En el plano profesional tampoco se puede usar la misma forma de expresión que en la intimidad.
La clave es la adecuación, no la formalidad
¿Qué se hace entonces? La palabra clave es adecuación: expresarse desde uno mismo, teniendo en cuenta la circunstancia y quién está del otro lado.
Si hay que compartir una noticia feliz en un ámbito laboral donde todos son serios y concentrados, ¿conviene seguir el camino de la seriedad (y sonar solemne) o es más adecuado mostrar alegría en la forma de expresarse? No hay una única respuesta correcta: depende del contexto, la cultura de la organización y la relación con quien lee.
La solución: el tono conversacional
¿Cómo se conversaría con el propio equipo? Así, pero por escrito.
Un estilo estructurado, pero comunicativo. Cercano, pero sin quebrar la frontera de la relación profesional (o cultural, si se trabaja con otros países). Con palabras simples, cuidando la gramática, la ortografía y, sobre todo, la puntuación.
Suena fácil, pero requiere práctica. Dominar el tono profesional al escribir no es una regla fija sino un criterio que se afina con el tiempo y con la lectura atenta de cómo responde cada interlocutor.
Para seguir mejorando la comunicación escrita
Si esto resuena, vale la pena revisar también las consecuencias y costos de una mala comunicación profesional, y cómo trabajar la coherencia de tono en espacios como el perfil de LinkedIn.
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